Uitdaging
Thuiszorgorganisaties kampen vaak met een inefficiënt declaratieproces voor medewerkers. Declaraties van bonnetjes, zoals reiskosten en kleine aankopen, werden handmatig verwerkt, wat leidde tot vertragingen en foutgevoeligheid. Om dit te verbeteren, wilde een zorgorganisatie een digitale oplossing die naadloos kon samenwerken met de bestaande ritregistratiesoftware van Trips in the Cloud.
Oplossing
Developers House ontwikkelde Declaro, een intuïtieve applicatie waarmee thuiszorgmedewerkers eenvoudig hun bonnetjes digitaal kunnen declareren. Declaro werd volledig geïntegreerd met Trips in the Cloud, waardoor ritregistratie en declaraties in één systeem werden gecombineerd.
De belangrijkste functionaliteiten van Declaro zijn:
- Bonnetje scannen en uploaden: Medewerkers kunnen foto’s van bonnetjes maken en deze direct uploaden via de mobiele app.
- Automatische koppeling aan ritregistratie: Declaraties worden automatisch gekoppeld aan ritten geregistreerd in Trips in the Cloud, zodat managers eenvoudig kosten kunnen toewijzen aan specifieke ritten of projecten.
- Realtime statusupdates: Medewerkers kunnen de status van hun declaraties volgen, van indienen tot goedkeuring en uitbetaling.
- Beheermodule voor managers: Managers krijgen een overzicht van alle ingediende declaraties, met filters en rapportagemogelijkheden om inzicht te krijgen in uitgaven.
Resultaten
- Tijdwinst: Declaraties worden sneller verwerkt dankzij de digitale workflow, waardoor medewerkers eerder hun kosten vergoed krijgen.
- Efficiëntie: De koppeling met Trips in the Cloud elimineert dubbele administratie en zorgt voor consistentie tussen rit- en declaratiegegevens.
- Gebruiksgemak: Medewerkers waarderen de eenvoudige interface en het gemak van het declareren via hun smartphone.
- Kostenbeheer: Managers hebben nu beter inzicht in declaraties en ritkosten, wat helpt bij het beheren van budgetten en het signaleren van onregelmatigheden.
Conclusie
Declaro heeft het declaratieproces voor thuiszorgmedewerkers sterk vereenvoudigd en geoptimaliseerd. Door de naadloze integratie met Trips in the Cloud is het systeem niet alleen gebruiksvriendelijk, maar ook een waardevolle tool voor organisaties die streven naar efficiëntere processen en betere kostenbeheersing.